Déclaration préalable à l’embauche

Une fois que vous avez terminé la phase de recrutement

Vous avez enfin trouvé le candidat idéal pour le poste que vous aviez à pourvoir vous allez devoir procéder à tout un tas de formalités, pour lui signaler votre souhait de le voir intégrer votre société, lui signifier son emploi, en décrivant ses tâches ou prestations, sa période d’essai, ses horaires, sa rémunération, les conventions collectives auxquelles sont assujettis votre entreprise, l’ensemble dans un contrat à durée indéterminée ou déterminée en bonne et due forme qui protège les deux parties.

En tant qu’employeur, ces formalités ont un caractère administratif et vous devez les accomplir en bonne et due forme, auprès des organismes concernés comme l’URSSAF. L’embauche est effective si vous en avez prévenu auparavant les caisses de sécurité sociale, quelle que soit la durée du contrat pour laquelle vous engagez la personne. Pour encadrer sa couverture, et celle de votre entreprise, les intervenants du monde social doivent être mis au courant de votre nouveau recrutement. Ils le sont grâce au formulaire justement nommé « Déclaration préalable à l’embauche » par lequel vous leur transmettez les informations concernant votre nouvel employé, son nom, sa date de naissance, son numéro de sécurité sociale, son adresse, la date et l’heure de l’embauche, la nature et la durée du contrat, la période d’essai.

Ce document comporte aussi votre dénomination sociale, votre adresse, votre code APE, votre numéro de Siren ou de Siret, le service de santé dont vous dépendez, sécurité sociale Rsi, Ram. Ainsi rempli et expédié aux organismes, cette déclaration officielle permet l’immatriculation et l’ouverture des droits du salarié, et s’il s’agit pour vous d’une première embauche, vous procédez par la même occasion à votre propre immatriculation au régime général de la sécurité sociale, au régime d’assurance chômage dont vous dépendez, la demande d’adhésion à un service de santé au travail.

Dorénavant il est possible de transmettre la déclaration préalable à l’embauche par voie électronique, par le biais du site de l’URSSAFF. En tant qu’employeur devez immédiatement procéder à cette formalité pour ne pas être en faute. Le délai doit être au plus tard le dernier jour ouvrable précédent l’embauche. Dans les cinq jours qui suivront sa réception, l’organisme destinataire valide l’embauche en accusant réception et en reprenant les termes de cités dans la déclaration. Cet avis de réception protège les parties en cas de contrôle ou d’accident du travail.